De directeur van Monkey Donky Speelhuis staarde naar de Excel-sheets op haar scherm. Vier locaties, vier verschillende manieren van werken.
Locatie A noteerde rondleidingen in Google Calendar. Locatie B gebruikte een papieren agenda. Locatie C had een Excel-bestand dat alleen Marieke kon vinden als ze op woensdag werkte. En locatie D? Die deed... iets anders. Niemand wist precies wat.
Het resultaat? Geen enkel overzicht.
Hoeveel aanvragen kwamen er binnen? Onduidelijk.
Hoeveel leidden tot rondleidingen? Geen idee.
Waarom schreven ouders zich wel of niet in? Giswerk.
En dat voor een organisatie met 200 medewerkers en een groeiambitie.
"We hadden geen helder inzicht in het aantal rondleidingen, hoeveel daarvan tot inschrijvingen leidden, of waarom ouders uiteindelijk wel of niet voor ons kozen. Dit leidde tot inconsistente klantbelevingen, suboptimale bezettingsgraden en misgelopen inkomsten."
Het voelde als het runnen van vier verschillende bedrijven. En dat was precies het probleem.
Het probleem: vier locaties, vier werelden
Monkey Donky Speelhuis biedt dagopvang, peuteropvang en buitenschoolse opvang op meerdere locaties door Nederland. De organisatie staat bekend om haar warme, stimulerende omgeving. Maar achter de schermen? Chaos.
Elke locatie werkte anders
Locatie A gebruikte Excel. Als de manager vrij was, wist niemand waar de planning stond.
Locatie B noteerde alles op papier. Handig voor wie het bedenkt, onvindbaar voor iedereen anders.
Locatie C had alles in Google Calendar. Maar conversiecijfers? Die werden niet bijgehouden.
Locatie D liep het soepelste. Maar niemand wist waarom. Wat deden zij anders dan de andere locaties?
Geen overzicht = geen sturing
Zonder centraal systeem had het management geen antwoord op essentiële vragen:
- Hoeveel aanvragen komen er binnen per week?
- Welke locaties converteren goed, welke niet?
- Op welke momenten haken ouders af?
- Wat kunnen we leren van de locatie die het wél goed doet?
Aanvragen raakten kwijt. Follow-ups bleven liggen. Ouders kregen niet altijd snel antwoord. En de bezetting? Kon beter, vooral op rustigere dagen.
Voor de directeur voelde het alsof ze blind stuurde. Ze wist dat er kansen lagen, maar zag niet waar.
Eerdere pogingen hielpen niet
Monkey Donky had al andere tools geprobeerd. Generieke CRM-systemen die te ingewikkeld waren. Spreadsheets die niemand bijhield. Oplossingen die meer werk creëerden dan ze oplosten.
Wat ze nodig hadden was iets anders. Iets dat:
- Specifiek voor kinderopvang was ontwikkeld
- Simpel genoeg was voor drukke teams
- Inzicht gaf in wat er echt gebeurde
En toen vonden ze Slimio.
Het keerpunt: "We wisten dat het anders moest"
De beslissing om over te stappen kwam niet uit frustratie alleen. Het kwam uit ambitie.
Monkey Donky wilde groeien. Maar zonder grip op het proces, was groei gevaarlijk. Meer locaties betekende meer chaos. Meer medewerkers betekende meer versnippering.
"We wisten dat we een tool nodig hadden die specifiek voor de kinderopvang ontwikkeld was—gebruiksvriendelijk voor onze medewerkers, maar ook data-gedreven met toepasbare inzichten. Slimio onderscheidde zich omdat het zich richt op de unieke uitdagingen in onze sector."
Waarom Slimio?
Drie dingen maakten het verschil:
Het was gebouwd voor kinderopvang
Niet een generiek systeem dat aangepast moest worden. Maar software die snapte hoe rondleidingen werken in de praktijk.
Het was simpel
Teams hadden geen IT-opleiding nodig. De interface was intuïtief. Medewerkers konden binnen een dag ermee werken.
Het gaf inzicht
Niet alleen data, maar bruikbare informatie. Welke locaties doen het goed? Waar gaat het mis? Wat kun je verbeteren?
Voor de directeur was de keuze helder: dit was de tool die ze nodig hadden.
De verandering: van vier werelden naar één systeem
De implementatie verliep sneller dan verwacht.
Week 1: Het management werd getraind. Ze maakten een plan voor de uitrol.
Week 2: Twee locaties begonnen als pilot. Eventuele kinderziektes werden opgelost.
Week 3: Alle medewerkers werden getraind. Niet in vergaderzalen, maar gewoon op de locaties, tijdens het werk.
Week 4: Slimio draaide op alle vier locaties. Volledig operationeel.
"De uitrol verliep opvallend soepel. We hebben onze medewerkers vooraf getraind en dankzij de intuïtieve interface van Slimio konden ze er snel mee overweg. Binnen een maand draaide Slimio volledig op alle locaties."
Binnen een maand was de chaos vervangen door overzicht.
Wat er direct veranderde
Alle aanvragen kwamen op één plek binnen
Mail, telefoon, WhatsApp, website — alles in één systeem. Geen versnippering meer.
Iedereen werkte op dezelfde manier
Een aanvraag kwam binnen → automatische bevestiging → binnen een uur persoonlijk contact → rondleiding ingepland → follow-up na rondleiding.
Het management zag eindelijk wat er gebeurde
Dashboards lieten zien: hoeveel aanvragen per locatie, hoe snel ze werden opgepakt, hoeveel leidden tot rondleidingen, hoeveel tot inschrijvingen.
En dat inzicht? Dat veranderde alles.
De resultaten: 10% groei in één jaar
Binnen een jaar na de implementatie was de impact meetbaar — en groter dan verwacht.
Het cijfer dat ertoe doet: 10% omzetgroei
10% lijkt misschien niet spectaculair. Maar voor een organisatie met 200 medewerkers en meerdere locaties betekent dit:
- Stabielere bezetting op alle locaties
- Hogere conversie van aanvraag naar inschrijving
- Betere planning en minder lege plekken
- Groei zonder extra marketingbudget
Allemaal door beter te sturen op wat er al gebeurde.
Wat er concreet verbeterde
Snellere reactietijd
Voor Slimio: gemiddeld 8-12 uur voordat ouders iets hoorden.
Met Slimio: binnen 1 uur persoonlijk contact, voorafgegaan door een automatische bevestiging binnen 1 minuut.
Hogere conversie
Meer aanvragen leidden tot rondleidingen. Meer rondleidingen leidden tot inschrijvingen. De hele funnel verbeterde.
Betere bezetting op rustige dagen
Door inzicht in patronen konden locaties proactief sturen. Dinsdag en woensdag werden beter gevuld.
Minder tijd aan administratie
Locatiemanagers besteedden minder tijd aan Excel en meer tijd aan mensen.
Het verschil voor medewerkers
Voor het team van Monkey Donky was de verandering voelbaar.
"Onze medewerkers waren opgelucht dat er eindelijk een tool was die het proces standaardiseert—geen eindeloze Excelsheets meer of giswerk. Ze geven aan dat ze zich zekerder voelen in hun werk en sneller en accurater op ouders kunnen reageren."
Geen zoeken meer naar wie wat heeft gedaan. Geen dubbele boekingen. Geen gemiste aanvragen. Gewoon: duidelijkheid.
En die duidelijkheid gaf rust.
Het verschil voor ouders
Ouders merkten het ook. Niet omdat Monkey Donky opeens iets anders deed, maar omdat het consistenter was.
- Snellere reacties op aanvragen
- Duidelijkere informatie over vervolgstappen
- Professionelere communicatie
- Betere follow-up na rondleidingen
"Ouders voelen zich beter ondersteund. We horen dat de communicatie duidelijker is en de algehele ervaring professioneler en prettiger. Het is een win-winsituatie voor iedereen."
Wat het management nu ziet (en daarvoor niet)
Voor de directeur is het verschil dag en nacht.
Van gevoel naar feiten
Voor Slimio:
"Hoe gaat het met rondleidingen?"
"Goed, denk ik. We zijn druk."
Met Slimio:
"Hoe gaat het met rondleidingen?"
"Locatie A converteert op 52%, locatie B op 38%. We gaan locatie B helpen met hun opvolging."
Dat is een ander gesprek.
De KPI's die ertoe doen
Conversie per locatie
Welke locaties doen het goed? Wat doen ze anders? Hoe kunnen andere locaties daarvan leren?
Responstijd
Hoe snel reageren teams op aanvragen? Waar kan het sneller?
Rondleidingsvolume
Hoeveel aanvragen komen er binnen per week? Zijn er patronen? Kunnen we daar op anticiperen?
Bezetting per dag
Welke dagen zijn lastig te vullen? Kunnen we daar gerichter op inspelen?
"We keken altijd al naar bezetting en omzet als belangrijke indicatoren, maar nu volgen we ook nadrukkelijker de conversie van rondleidingen naar inschrijvingen. Verbeteringen daarin vertalen zich direct naar operationele efficiëntie en omzetgroei."
Van reactief naar proactief
Het mooiste verschil? Ze zien problemen aankomen voordat ze ontstaan.
Bezetting dreigt te zakken? De dashboards laten het twee maanden van tevoren al zien. Dan is er tijd om bij te sturen.
Eén locatie presteert minder? Ze zien het direct en kunnen helpen.
Een nieuwe locatie opent? Slimio draait er vanaf dag één.
"Slimio geeft je inzicht in je proces, waardoor je proactief kunt bijsturen nog voordat je bezetting daalt. Het systeem zit altijd één stap voor op problemen."
De toekomst: groeien met vertrouwen
Voor Monkey Donky is Slimio geen project meer. Het is onderdeel van hoe ze werken.
Nieuwe locaties? Geen probleem
Vroeger was elke nieuwe locatie een uitdaging. Hoe richt je het in? Welke processen gebruik je? Hoe houd je grip?
Nu is het simpel: nieuwe locatie = Slimio vanaf dag één. Dezelfde processen, dezelfde kwaliteit, direct overzicht.
Continu verbeteren
Met data zie je niet alleen wat er gebeurt, maar ook wat beter kan.
- Welke dagen zijn het drukst voor aanvragen? Zorg dat er dan extra capaciteit is.
- Welke opvolgmails werken het beste? Gebruik die voor alle locaties.
- Welke locatie heeft de beste conversie? Leer van hun aanpak.
"Naarmate we uitbreiden, zal Slimio vanaf de eerste dag worden geïntegreerd in alle nieuwe locaties. We denken op lange termijn: we gebruiken de inzichten van Slimio om processen continu te verfijnen, groeistrategieën te ontwikkelen en ouders nog betere ervaringen te bieden."
Wat andere organisaties hiervan kunnen leren
De directeur van Monkey Donky deelt graag wat ze geleerd heeft.
Begin nu, zelfs als het goed gaat
"Gewoon doen, zelfs als je wachtlijsten hebt. Slimio geeft je inzicht in je proces, waardoor je proactief kunt bijsturen nog voordat je bezetting daalt. Het systeem zit altijd één stap voor op problemen, wat betekent dat je niet alleen beter inspeelt op veranderingen, maar ook structureel je kwaliteit en bezettingsgraad kunt verbeteren."
Wacht niet tot het misgaat. Investeer als het goed gaat, zodat het goed blijft.
Investeer in groei
"Wees niet bang om te investeren in een oplossing die je bedrijf helpt groeien. De juiste tool stroomlijnt niet alleen je huidige processen, maar maakt ook verantwoorde schaalvergroting mogelijk."
De vraag is niet: kunnen we dit betalen? De vraag is: kunnen we het ons veroorloven om het niet te doen?
Neem je team mee
"Betrek je team er vroeg bij—train ze, luister naar hun feedback en zorg voor duidelijke communicatie."
Verandering werkt alleen als je team erin gelooft. En teams geloven erin als ze zien dat het hun werk makkelijker maakt.
Van chaos naar groei
Een jaar geleden had de directeur van Monkey Donky vier verschillende systemen, geen overzicht, en het gevoel dat ze blind stuurde.
Nu heeft ze één systeem, volledig inzicht, en 10% meer omzet.
Niet omdat Slimio een wondermiddel is. Maar omdat overzicht leidt tot betere beslissingen. Betere beslissingen leiden tot beter werk. En beter werk leidt tot groei.
De chaos is vervangen door rust. En rust geeft ruimte om te groeien.
Herken je dit verhaal? Slimio helpt kinderopvangorganisaties met meerdere locaties om grip te krijgen op hun rondleidingsproces. Van eerste aanvraag tot inschrijving, van chaos naar overzicht.
→ Vraag een demo aan en ontdek wat het voor jouw organisatie kan betekenen.
